Varo, mitä tietoja keräät ilmoituskanavassa!
Kaikilla vähintään 50 henkilöä työllistävillä yrityksillä ja yhteisöillä on oltava ilmoituskanava käytössä viimeistään 17.12.2023. Pikainen vilkaisu käytössä oleviin ilmoituskanaviin antaa aihetta huoleen.
Hyvin monessa ilmoituskanavassa pyydetään ilmoittamaan muista kuin ilmoittajansuojelulaissa määritellyistä väärinkäytöksistä, esim. mistä tahansa lainsäädännön rikkomuksesta ja kaikesta hyvän liiketavan tai eettisten periaatteiden, arvojen tai ohjeiden vastaisesta toiminnasta ja epäkohdista tai peräti kaikista väärinkäytösepäilyistä.
Ilmoituksen kohteena voi olla yrityksen työntekijä. Työelämän tietosuojalain 4 §:n mukaan työnantajan on hankittava työntekijältä suostumus tietojen keräämiseen muualta kuin työntekijältä itseltään. Suostumus ei kuitenkaan ole tarpeen silloin, jos tietojen keräämisestä tai saamisesta laissa erikseen nimenomaisesti säädetään. Eduskunnassa oli käsiteltävänä tätä koskeva muutosesitys, jonka mukaan suostumusta ei olisi tarvittu, jos työnantaja kerää henkilötietoja työsuhteen aikana työnantajalle laissa säädettyjen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamista varten taikka jos henkilötietojen käsittelystä laissa erikseen toisin säädetään. Tämä esitys raukesi eduskunnan toimikauden päätyttyä.
Tällä hetkellä tietoja voidaan siis kerätä muualta kuin työntekijältä itseltään vain, jos tietojen keräämisestä tai saamisesta laissa erikseen nimenomaisesti säädetään. Ilmoittajansuojelulaissa säädetään ilmoitustietojen keräämisestä vain siinä mainituista väärinkäytöksistä. Missään laissa ei ole säädetty työnantajalle yleistä oikeutta kerätä ilmoituksia muista työntekijää koskevista epäilyistä ilman työntekijän suostumusta.
Jos siis ilmoituskanavassasi kerätään ilmoituksia muista kuin laissa määritellyistä väärinkäytöksistä, ilmoituksen kohteena olevista työntekijöistä kerätään ja käsitellään heidän maineensa ja oikeusturvansa vaarantavia tietoja nimettömilläkin ilmoituksilla ilman laillista perustetta. Ilmoittajatkaan eivät saa ilmoittajansuojelulain mukaista suojaa ja molemmilla on iso riski tulla väärin kohdelluksi.
Lisäksi yrityksesi voi syyllistyä tietosuojarikkomukseen keräämällä ilmoitustietoja ilman laillista perustetta. Muistathan myös, että ennen ilmoituskanavan käyttöönottoa on pakko tehdä GDPR:n mukainen tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi, jossa on varmistettu, että tietojen kerääminen on laillista ja, että kanavan käyttöönotto on käsitelty työelämän tietosuojalain vaatimalla tavalla YT-lain mukaisessa vuoropuhelussa.
Seppo Virtanen
