Onko teillä työntekijä silppuamassa henkilötietopapereita?
Tiesitkö, että tietosuoja-asetus asettaa rajan sille, kuinka kauan henkilötietoja saa säilyttää? Eli vaikka olisi jo tarkkaan mietitty käsittelyn perusteet ja huolehdittu kaikin puolin, että henkilötietojen käsittely on tietosuoja-asetuksen ja lainsäädännön mukaista, voi sekin laillisuus päättyä aikanaan.
Henkilötiedoille on selvästi määritettävä tietty aika, joka niitä aiotaan säilyttää. Usein tuota aikaa lähdetään haarukoimaan sitä kautta, että ensin mietitään millä perusteella tietoja on kerätty ja käsitellään. Jos henkilötietojen kerääminen ja käsittely perustuu esimerkiksi työsopimuksen täytäntöönpanoon, on luonnollista, että tietoja saa ja pitää käsitellä ainakin työsuhteen keston ajan. Jos työsuhde päättyy, on mietittävä, tarvitaanko henkilötietoja sen jälkeen enää. Yleensä henkilötietojen säilyttämisaika voidaan määritellä sopimussuhteen päättymisen jälkeen esimerkiksi lakisääteisen velvoitteen tai sen mukaan, minkä ajan rekisterinpitäjä saattaa tarvita tietoja mahdollista oikeudenkäyntiä varten.
Tietojen säilytysajan määrittämiseen ja sen noudattamiseen kannattaa kiinnittää huomiota, sillä esimerkiksi Verkkokauppa.com sai keväällä 856 000 euron hallinnollisen seuraamusmaksun siitä, että ei ollut määritellyt asiakkaiden asiakastilien tietojen säilytysaikaa.
No, aikojen määrittely on vielä suht’ helppoa – mutta miten konkreettisesti hoidat tietojen oikea-aikaisen hävittämisen?
Mikäli henkilötietojen massa on suuri ja niillä on kaikilla erilaiset säilytysajat ja / tai säilytysajat umpeutuvat eri aikaan, miten on käytännössä mahdollista hoitaa se, että oikeat tiedot tuhoutuvat oikea-aikaisesti? Pahimmillaan tämä tarkoittaa sitä, että paperisia dokumentteja täytyy hävittää manuaalisesti.
Arkiston säädöstenmukainen ylläpito vaatii ammattitaitoa ja usein kaikki muut tehtävät ajat arkistointiasioiden ohi. Mikäli asiasta on epävarmuutta, arkiston selvityksen voi ostaa myös palveluna. Tällöin asiakas saa yhteenvedon arkistossa olevista asiakirjoista ja ehdotuksen tuhottavista materiaaleista. Asiakas voi tämän jälkeen itse huolehtia dokumenttien tuhoamisesta tai ostaa asianmukaisen tuhoamisen palveluna, esimerkiksi tiedonhallinnan ja asiakirjojen digitoinnin asiantuntija Valoro Oy:ltä. Me Vestrassa puolestamme autamme mielellämme kaikissa tietosuojaan liittyvissä juridisissa kysymyksissä.
