Ilmoituskanavan käyttöönottoaikaa on jäljellä enää 3 kk 3 viikkoa ja 3 päivää
Kaikilla vähintään 50 henkilöä työllistävillä yrityksillä ja yhteisöillä on oltava ilmoituskanava käytössä viimeistään 17.12.2023. Aikaa on vielä, eli 3 kk 3 viikkoa ja 3 päivää. Ei siis ole hätäpäivääkään :-). Jos kuitenkin sattuu tulemaan kiire, niin aina voi toteuttaa pelkät minimivaatimukset:
Yrityksen on pakko antaa ilmoittamismahdollisuus vain työntekijöille ja vain yrityksessä tapahtuneista rikkomuksista. Yritys voi kyllä halutessaan antaa ilmoittamismahdollisuuden myös muille. Laki vaatii, että ilmoitus on voitava antaa kirjallisesti tai suullisesti. Sen jälkeen valinta on vapaa. Markkinoilla on monia hyviä palveluna ostettavia ilmoituskanavia, mutta yritys voi toteuttaa ilmoituskanavan myös itse. Esimerkiksi lukittu palautelaatikko kelpaa. Jos haluaa suojata ilmoittajien henkilöllisyyttä, laatikko kannattaa sijoittaa vähän sivummalle paikkaan, jossa ihmiset kuitenkin luontevasti kulkevat. Vihjepuhelinkin käy ja silloin on ilmoittajan pyynnöstä järjestettävä henkilökohtainen tapaaminen ilmoittamista varten. Seuraavaksi helpoin ja halvin laillinen ilmoituskanava on sähköposti.
Laki ei vaadi, että ilmoitukset voi tehdä nimettömästi. Yritys voi vapaasti itse päättää, voiko ilmoitukset tehdä nimettomästi vai ei. Jos lupaa anonymiteetin, sitten on syytä varmistua huolellisesti, että anonyymius todella pitää. Olennaista on, että kaikkia ilmoituksia pääsevät näkemään ja käsittelemään vain yrityksen tähän tehtävään nimittämät henkilöt, jotka käsittelevät niitä puolueettomasti ja riippumattomasti. He voivat olla myös yrityksen omia työntekijöitä, esim. lakimies, HR-johtaja, talousjohtaja tai hallituksen jäsen. Heitä sitoo salassapitovelvollisuus kuten kaikkia muitakin, jotka ovat ilmoitusten käsittelyyn liittyen saaneet tiedon ilmoittajan tai ilmoituksen kohteen henkilöllisyydestä tai muusta sellaisesta tiedosta, josta henkilöllisyys voidaan päätellä suoraan tai epäsuorasti.
Ennen ilmoituskanavan käyttöönottoa pitää ehtiä tekemään myös GDPR:n mukainen tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi, jossa on varmistettu, että tietojen kerääminen on laillista ja, että kanavan käyttöönotto on käsitelty työelämän tietosuojalain vaatimalla tavalla YT-lain mukaisessa vuoropuhelussa. Jos kanava on yksinkertainen, on byrokratiakin pienempi. Lisäksi työntekijöille ja muille sallituille ilmoittajille pitää tiedottaa selkeästi ja ymmärrettävästi ilmoittamisesta ja siihen liittyvistä menettelyistä. Heille pitää kertoa myös mahdollisuudesta ilmoittaa oikeuskanslerinviraston keskitettyyn ilmoituskanavaan niissä tilanteissa, kun ilmoittajalla on perusteltu syy uskoa, ettei sisäisen ilmoituksen perusteella ole ryhdytty tai ryhdytä toimenpiteisiin, tai että hän on vaarassa joutua ilmoittamisen johdosta vastatoimien kohteeksi.
Seppo Virtanen
